05/10/2012 - Orientações aos Administradores Públicos para o encerramento de mandato

 

                            O encerramento de mandato traz consigo uma série de providências a serem adotadas pelos mandatários e profissionais que lidam com a Administração Pública. Quando se trata do último ano de mandato dos prefeitos e da legislatura dos vereadores, a exigência por maiores cuidados é ainda maior.

                            Não há a pretensão, neste texto, de esgotar o assunto. Queremos apenas delinear, resumidamente, as principais providências a serem adotadas pela Administração Municipal, até 31 de dezembro de 2012, por se tratar do último ano de mandato dos Prefeitos Municipais.

                             Apresentamos a seguir os principais itens a serem observados pelos gestores para o encerramento do mandato:

  1. Manter os documentos contábeis devidamente arquivados até o mês de novembro, e o mês de dezembro em fase de preparação, com todas as notas de empenho assinadas, nos moldes da Instrução Normativa do Tribunal de Contas N.º 008/2003.

  2. Manter todos os processos administrativos referentes às licitações, dispensas e inexigibilidades, devidamente, arquivados, nos moldes da Instrução Normativa do Tribunal de Contas N.º 008/2003.

  3. Atualizar o Inventário Geral de Bens Móveis e Imóveis do Município, a fim de repassar os dados atualizados na prestação de contas do exercício e passagem de governo

  4. É adequado o Gestor manter um arquivo pessoal de cópias dos processos licitatórios, de dispensas e de inexigibilidades de licitação, para o caso da necessidade de apresentação de futuras defesas junto ao Tribunal de Contas ou outros Órgãos.

                            Entretanto, não sendo possível realizar a produção de cópias de todos os processos, deve-se efetuar as cópias dos processos que ainda mantém contratos em andamento, dos processos referentes aos convênios celebrados pelo Gestor e de quaisquer outros que tenha gerado polêmica em sua execução.

  1. Importante também a produção de cópias das notas de empenhos referentes aos procedimentos licitatórios e de seus comprovantes legais, uma vez que estes documentos são os comprovantes das realizações de despesas.

  2. Além dos documentos contábeis, patrimoniais e financeiros, que são corriqueiramente providenciados na passagem de governo (Balancetes de despesas e receitas, Demonstrativo de Movimento de Numerário, Quadros Demonstrativos de Aplicação em Pessoal, Ensino e Saúde do exercício de 2012, Relatório da Dívida Fundada e da Dívida Flutuante, Balanço Orçamentário Provisório), devendo ser elaborado relatório, constando:

    1. A descrição analítica de todos os procedimentos licitatórios que estão sendo deixados no arquivo público (número, modalidade, objeto, data de homologação, vencedor);

    2. Termo de Conferência de Caixa em 31/12/2012;

    3. Saldo financeiro deixado em banco, contas e movimentos (valores, recursos próprios e vinculados);

    4. Rol dos Convênios executados e prestados contas durante a gestão e arquivados;

    5. Rol dos Convênios em andamento e que ainda faltam à prestação de contas;

    6. Rol de Restos a Pagar Processados e Não Processados;

    7. Rol das Despesas Extra Orçamentárias a Pagar;

    8. Rol dos Projetos de Leis em tramitação na Câmara Municipal originários do Poder Executivo;

    9. Rol das obras em andamento; e

    10. Rol dos contratos em andamento.

                            O relatório servirá como comprovante da existência de tais documentos arquivados na Prefeitura.

                            Muito se sabe da dificuldade que antigos gestores têm encontrado para prestar contas de seus atos junto a órgãos fiscalizadores e convenentes. Caberá então ao Prefeito não só manter um arquivo organizado da documentação pública, bem como buscar comprovação de que tais documentos foram entregues aos seus sucessores.

                             Somente com tal comprovação será possível a adoção de medidas saneadoras de possíveis apontamentos de pretensas irregularidades.

 
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